Personvernerklæring for tilsette i Bømlo kommune

Kommunevåpen - Klikk for stort bilete

Bømlo kommune er behandlingsansvarleg og behandlar ei rekkje personopplysningar om våre tilsette.  Alle opplysningar om ein identifisert eller identifiserbar person, vert rekna som personopplysningar.

 

Personopplysningar knytt til tilsette som vert behandla

Bømlo kommune registrerer alle stillingssøknader i sak og arkivsystemet vårt. Alle opplysningar som ligg i søknaden med vedlegg vert slik registrert. Dette vil td vera namn, kontaktinformasjon og opplysningar om utdanning og praksis . I tilsettingssaka vil det og liggja ei oppsummering av tilsettingsprosessen med innhenting av referanseopplysningar, gjennomføring av intervju, vurdering og rangering av søkjarane og kven som får tilbod om stillinga.

Ved oppstart av arbeidstilhøvet vil me i tillegg registrera namn og kontaktopplysningar til næraste pårørande (dette er frivillig) og opplysningar om born og alderen på dei. For den tilsette vil me registrera  namn, stilling, stillingsstorleik, arbeidsstad, kontaktopplysningar, fødsels- og personnummer, ressursnummer og kontonummer. For dei av våre tilsette som ynskjer å betala fagforeiningskontingenten sin med trekk i løn, vert og medlemskap i fagforeining registrert.

I tilsettingsperioden vil Bømlo kommune og registrera ferieavvikling, sjukefråvær, permisjonar, fråvær grunna sjuke born og eventuelt anna fråvære. Funksjonsvurderingar, helseopplysningar og vurderingar av desse som er naudsynte for at Bømlo kommune skal utføra lovpålagt oppfølging av den tilsette knytt til sjukefråvær og tilrettelegging vert og registrert.

Alle utbetalingar til- og eventuelle innbetalingar frå den tilsette vert registrert. Lønsutvikling gjennom heile tilsettingsperioden vert og registrert. Det same gjeld ulike trekk i løn som td. pensjonstrekk, skattetrekk og andre trekk som kommunen er pålagt å gjennomføra. Pensjonsleverandør og relevante opplysningar knytt til pensjonsrettar vert og registrert.

For alle som arbeidar i turnus, vert vaktplan registrert.

Bømlo kommune behandlar og personopplysningar i samband med personalsaker. Dette kan vera åtvaringar, varslingssaker, klager og oppseiingssaker. Alle opplysningar som vert skriftleggjorde i slike saker vert registrert.

Alle endringar i tilsettingsperioden som gjeld stilling, stillingsstorleik, lønsendring og avslutting av tilsettinga vert og registrert.

For tilsette som nyttar kommunal mobil eller pc i arbeidet sitt vert det lagra loggar som syner kvar og kor tid utstyret er i bruk. Oppslag på internett ved hjelp av utstyret vert automatisk logga.

Behandlingsgrunnlag og føremål med behandlingane

Det rettslege grunnlaget for å behandla personopplysningar om våre tilsette er i hovudsak å oppfylla arbeidsavtalen med den tilsette og utføra lovpålagde oppgåver som arbeidsgjevar og forvaltningsorgan.

Dette kan td. vera å utbetala løn til den tilsette, gjennomføra skattetrekk og innmelding i pensjonsordning og bedriftshelseteneste og å syta for naudsynte forsikringar. I tillegg nyttar Bømlo kommune opplysningar om sine tilsette som grunnlag for planlegging og organisering av kommunen sine tenester.

Det er og naudsynt å nytta personopplysningar for at den tilsette skal kunna gjera arbeidet sitt. Brukarregistrering for den tilsette vil bli lagt inn i alle system med tilgangskontroll som den tilsette skal arbeida i.

Utlevering av informasjon til tredjepart

Bømlo kommune er behandlingsansvarleg for alle personopplysningar som me registrerer om våre tilsette. Nokre gonger nyttar kommunen eksterne leverandørar av datasystem. Desse leverandørane er databehandlarar for Bømlo kommune. Kommunen sikrar ved databehandlaravtale at databehandlarane si behandling av personopplysningane er i samsvar med personvernlovgjevinga.

Bømlo kommune er underlagt offentleglova. Ein kvar som ynskjer innsyn i kommunen sine saksdokument, journalar og liknande register kan be om det. Kommunen pliktar å levera ut det som ikkje er unntatt offentleg. Bømlo kommune leverer ikkje ut opplysningar som er underlagt teieplikt om tilsette.

I tillegg utleverer Bømlo kommune personopplysningar som er pålagt utlevert til andre offentlege organ som til dømes skattemyndigheitene og NAV.  

System der personopplysningar om tilsette vert lagra

Bømlo kommune har ei rekkje system der det vert lagra ulike personopplysningar om den tilsette. Alle system er sikra teknisk og organisatorisk med tilgangskontroll og rettigheitar. Slik er det berre dei som har trong for det i utøving av arbeidet sitt som har tilgang til personopplysningar som ikkje er offentlege. Det er og sikra med roller i systemet at berre dei som skal kunna registrera eller endra personopplysningar har høve til å gjera det.

Særleg om kommunal e-post/ private filer

Som hovudregel har arbeidsgjevar ikkje rett til innsyn i tilsette sin kommunale e-post eller dokument lagra på den tilsette sitt privatområde. Bømlo kommune har berre rett til innsyn i tilsette sin e-post eller private filer ved to høver. Det første er når det er naudsynt for å ivaretaka drifta av verksemda, og det andre er ved mistanke om grove brot på arbeidstakar sine plikter. Kor tid innsyn er tillate og korleis arbeidsgjevar må gå fram for å få innsyn, er regulert i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale.

Kor lenge vert personopplysningane lagra?

Dei ulike opplysningane vert lagra i samsvar med gjeldande arkiv-, journal- og rekneskapslovgjeving. Opplysningar som det ikkje er lovpålagt å ta vare på, vert sletta når Bømlo kommune ikkje lenger treng opplysningane for å ivaretaka sine rettar og plikter som arbeidsgjevar. Kommunal e-post og private filer vert sletta 30 dagar etter at IKT-avdelinga har fått melding om avslutting av arbeidstilhøvet. Dersom det er tvist om avslutting av eit arbeidstilhøve, vert e-post og private filer sletta når tvisten er endeleg avgjort.

Plikter for den tilsette

Alle tilsette pliktar å behandla personopplysningar dei får kjennskap til i arbeidet sitt i samsvar med gjeldande reglar om personvern. Alle tilsette i Bømlo kommune har teieplikt etter forvaltningslova. I tillegg har nokre yrkesgrupper/ stillingar teieplikt etter særlovgjeving. Alle skal skriva under på teiepliktserklæring ved tilsetting. Teieplikta gjeld og etter at tilsettinga er avslutta.

Rettar for den tilsette

Den tilsette har rett til innsyn i personopplysningar som er registrert om seg sjølv. Dersom registrerte personopplysningar er feil, kan den tilsette krevja å få dei retta. Den tilsette kan krevja å få sletta opplysningar som kommunen ikkje har grunnlag til å behandla. Personopplysningar som den tilsette sjølv har gjeve til Bømlo kommune med bakgrunn i samtykke eller kontrakt (arbeidsavtale), har den tilsette rett til å få utlevert eller overført til annan tenesteleverandør (rett til dataportabilitet).

Publisert av Jostein Sæverud. Sist endra 06.08.2018
Fant du det du leitte etter?
 
Login for redigering