Kommunikasjonsstrategi for Bømlo kommune

Gjeldande Kommuneplan - samfunnsdelen (KPS) og FN sine berekraftsmål ligg til grunn for arbeidet vårt og skal gjenspeglast i all kommunikasjon. I tillegg til å vera ein tenesteleverandør skal Bømlo kommune vera ein samfunnsaktør kjent for å ta samfunnsansvar. Saman med tilflytting, rekruttering og inkludering, er dette hovudutfordringane skissert i gjeldande KPS.

Bømlo kommune skal spela på lag med innbyggjarane og andre samarbeidspartnarar for å jobba mot visjonen vår i tråd med verdiane våre. Særskilt relevante berekraftsmål er nummer 16 - Fred, rettferd og velfungerande institusjonar; som mellom anna skal sikra innbyggjarane allmenn tilgang til informasjon og verna grunnleggjande fridomar. I tillegg mål nummer 17 - Samarbeid for å nå måla.

Prosjektgruppa har vore samansett av kommunikasjonsrådgjevar, samfunnsplanleggjar, hovudverneombod og hovudtillitsvalde for dei to største fagfor-einingane. Styringsgruppa var kommunedirektøren si strategiske leiargruppe.

Kommunikasjonsstrategien er tufta på Bømlo kommune sin visjon Berekraftige Bømlo og verdiane Raus – Modig – Engasjert.

I tillegg har me i andre planverk og retningslinjer understreka at Bømlo kommune skal vera open, og dette er difor ført opp som ein fjerde verdi i kommunikasjonsstrategien. Strategien er meint å vera ei rettesnor for korleis tilsette i Bømlo kommune skal kommunisera internt og eksternt.

Våre interne og eksterne planverk kan kort oppsummerast med at Bømlo kommune skal vera:

1. Ein god stad å leve, bu og arbeida for alle
2. Ein open og inkluderande organisasjon med høg grad av tillit

Felles for desse måla er at dei må gjennomsyra alt som vert kommunisert på alle nivå. Den enkelte innbyggjar og/eller tilsett skal nåast, forstå bodskapen og kunne gjere seg nytte av det på best mogleg måte.

Berekraftige Bømlo betyr at alt kommunen gjer skal bidra til varige verdiar. Me skal leggja til rette for medverknad, nye og kreative løysingar, auka trivnad, reell involvering og meining for innbyggjarane.

• Raus – hos oss er det takhøgde, det er lov å prøva og feila. Me er lyttande, møter menneske med respekt, er inkluderande i omgangen vår med andre og i utøving av arbeidet vårt. Me byggjer relasjonar og ser på mangfald som ein ressurs.
• Modig – me vågar å tenkja utanfor boksen, er kreative, prøver, og ser moglegheiter. Me er handlekraftige, står for det me gjer, tek nye utfordingar, toler endring, ser at omstilling er nødvendig og er opptatt av utvikling som betrar tenestene og kvardagen til innbyggjarane våre.
• Engasjert – me har driftige medarbeidarar som er opptekne av jobben sin, av å yta gode tenester og utvikla seg og kollegaene sine for å yta sitt beste. Dette skal me få til gjennom fokus på tydeleg og forståeleg språk for den det gjeld, ha kortast mogleg veg frå spørsmål til svar, og at innbyggjarane kjenner at det kommunen held på med har betydning for kvardagen deira.
• Open - me er opne og viljuge til å formidla både positiv og negativ informasjon. Informasjonen og dialogen med innbyggjarane er klar og forståeleg. Gjensidig tillit vert skapt i kombinasjon mellom gode tenester og god kommuni-kasjon.

Prinsippa for kommunen sin kommunikasjon med innbyggjarane byggjer på verdiane våre. Den må gjennomsyra kommunikasjonen vår med omverda. Verdiane gjeld like mykje i den interne kommunikasjonen mellom tilsette og mellom ulike avdelingar som utad. God internkommunikasjon er avgjerande for å kunna nå måla og for å sikra god ekstern kommunikasjon. Tillitsvalde spelar ei viktig rolle i kommunen sin interninformasjon.

Heilskapleg kommunikasjon - Kommunikasjonsstrategien skal sikra heilskap og samanheng i kommunikasjonsar-beidet vårt internt og eksternt slik at me når alle - både digitalt og dei “ikkje-digitale”.

Digital kommunikasjon - Den digitale utviklinga påverkar folk sine forventningar til kommunen sine tenester, korleis dei mottek informasjon og kva løysingar kommunen bruker i dialog med målgruppene våre. Digitale kanalar vert brukt når det er hensiktsmessig, då digitale løysingar vil kunne vera både økonomisk og miljømessig berekraftig.

Visuell identitet – Ein heilskapleg visuell identitet nedfelt i Grafisk profilhandbok for Bømlo kommune gjeld for heile organisasjonen. Alle tilsette skal kjenna til den visuelle identiteten/grafisk profilen vår og korleis den skal brukast.

Klart språk tilpassa mottakaren – Me snakkar med – og ikkje berre til. Språket er vårt viktigaste arbeidsverktøy og klarspråk tilpassa mottakaren er både ein måte å formidla og ein måte å tenkja mottakar i sentrum på. Folk skal finna det dei treng, forstå det dei finn og kunne bruka det dei finn til å gjera det dei skal. Slik skal innbyggjarane få vita om tilboda og tenestene våre, kjenna til kva for rolle kommunen har, samt kva for moglegheiter, rettar og plikter dei sjølv har.

Kommunedirektøren - hovudansvaret for at kommunikasjonen blir drevet profesjonelt og etisk forsvarleg. Ansvar for å fronta kommunen i administrativ samanheng.

Ordføraren - uttalar seg på vegne av Bømlo kommune og er kommunen sin juridiske person, i tillegg til å vera folke-vald. Ordførar er også medlem av kommunen si kriseleiing og er talsperson.

Krisehandtering – ordførar og kommunedirektør har særskilt ansvar for krisekommunikasjon, jf. beredskapsplan-verk. Kommunikasjonsrådgjevar kan, ved behov, bli kalla inn til den kommunale kriseleiinga.

Leiaransvar - kommunikasjonsarbeidet må vere innvevd i den daglege oppgåveløysinga til dei ulike fageiningane. Informasjon er eit leiaransvar, og leiarar har eit særskilt ansvar for å følgje opp kommunen sin kommunikasjons-strategi. Sektor ved kommunalsjef/leiarar og tenesteområda er ansvarleg for innhald, mens kommunikasjonsrådgjevar legg ut, redigerer og gjer større endringar.

Medarbeidaransvar - sjølvstendig ansvar for å halda deg informert om kva som skjer i organisasjonen og i eiga verksemd/avdeling, dela informasjon med andre og å følgja den vedtekne kommunikasjonsstrategien. Alle tilsette kan gje faktaopplysningar frå eiga eining/fagområde.

Kommunikasjonsrådgjevar - fagleg ansvar for kommunen si interne og eksterne kommunikasjonsverksemd.
• Gje kommunikasjonsfaglege råd og praktisk bistand til ordførar, leiarar og medarbeidarar.
• Ansvar for å utarbeida informasjons- og presentasjonsmateriell (grafisk profil), bistå til mediekoordinering, språkarbeid, innhaldsproduksjon, samt drift og utvikling av dei prioriterte kommunikasjonskanalane våre.
• Redaktør- og innhaldsansvar for kommunen sitt intranett, heimeside og sosiale media.
• Vera til stades på og profilera viktige hendingar i kommunen sin regi.
• Leia strategisk kommunikasjonsarbeid, utvikla og oppdatera kommunikasjonsstrategien.

Bømlo kommune kommuniserer med ulike målgrupper til ulike tider. Me skal nå ulike brukarar, pårørande, elevar, næringsliv, huseigarar, tilsette, politikarar og myndigheiter med fleire. Alle desse kan vera interesserte i forskjellig type informasjon, gitt på ulik måte og til ulike tider. Dei er også i ulike målgrupper til ulike tider. Me deler dei difor i interne og eksterne målgrupper.

Det er ikkje alltid slik at ein når best ut om ein brukar flest mogleg kanalar. Me vel kanalar ut frå bodskap, målgrupper og saka si natur.

Det er og særs viktig å vera tru mot kanalen sin eigenart – t.d. ulike vinklingar på same sak på Facebook og Twitter.

Me er opne for nye kanalar der unge og andre målgrupper er.

Våre mest nytta kanalar er:
• bomlo.kommune.no er hovudkanal for kommunen sine tenester
• Sosiale media – Facebook (LinkedIn og Twitter i noko grad – stillingsutlysingar)
• Tradisjonelle media – aviser, radio, tv
• Kommunale video- og strøymetenester
• Kundetorg/-mottak er kommunen si førstelinjeteneste
• Direkte medverknad - grendautval m.fl. og folkemøte